1. Gegenstand und Dauer
Der Auftragsverarbeiter betreibt für den Verantwortlichen die Software Reperior und verarbeitet dabei personenbezogene Daten in dessen Auftrag. Die Dauer entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags; nach Vertragsende werden die Daten nach Ziffer 9 gelöscht.
2. Art und Zweck der Verarbeitung
Speicherung, Organisation und Auswertung von Daten zur Durchführung von Personalsuchen (Executive Search): Kandidatenprofile, Lebensläufe, Kontakthistorien, Mandate, Mandantenkontakte, Korrespondenz und Termine aus angebundenen Postfächern, Bewertungen, Reports sowie KI-gestützte Zusammenfassungen, Bewertungen und Textentwürfe.
3. Datenkategorien und betroffene Personen
- Kandidatinnen und Kandidaten: Stammdaten, beruflicher Werdegang, Kontaktdaten, Lebensläufe, Gesprächsnotizen, Vergütungsangaben, Verfügbarkeit, Profilbilder, Korrespondenz.
- Mandanten und Ansprechpartner in Unternehmen: Stammdaten, Kontaktdaten, Korrespondenz, Termine, Vertragsbezug.
- Mitarbeiter des Verantwortlichen: Nutzerkonten, Aktivitätsprotokolle, Postfach- und Kalenderdaten des verbundenen Kontos.
- Dritte in Korrespondenz und Terminen (Teilnehmer, CC-Empfänger).
4. Weisungen
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Die Nutzung der Software und ihrer Einstellungen gilt als Weisung. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies unverzüglich mit.
5. Vertraulichkeit
Alle mit der Verarbeitung befassten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zugriff auf Produktivsysteme haben nur benannte Administratoren des Auftragsverarbeiters; jeder Zugriff wird protokolliert. Ein Zugriff auf Kundendaten zu Supportzwecken erfolgt nur nach Freigabe durch den Verantwortlichen.
6. Technische und organisatorische Maßnahmen
- Zutritt/Zugang: Rechenzentren von Hetzner (ISO 27001), Serverzugang nur per SSH-Schlüssel, Zwei-Faktor-Anmeldung für Nutzer, Sitzungs-Widerruf, Sperre nach Fehlversuchen.
- Trennung: eigene Datenbank und eigener Dateibereich je Kunde; kein mandantenübergreifender Zugriff im Anwendungscode.
- Verschlüsselung: TLS für jede Übertragung; Zugriffs-Tokens zu Postfächern mit AES-256-GCM verschlüsselt; Sicherungen clientseitig verschlüsselt (restic) in einem getrennten Rechenzentrum.
- Verfügbarkeit: tägliche Sicherungen mit 30 Tagen Aufbewahrung, überwachte Dienste, dokumentiertes Wiederherstellungsverfahren mit halbjährlichem Test.
- Integrität/Nachvollziehbarkeit: Änderungsprotokoll je Person, Papierkorb mit 90 Tagen Aufbewahrung, Protokollierung administrativer Eingriffe.
- Datenschutz-Management: Versandliste für Informationspflichten, Löschkonzept, Pseudonymisierung in Logs, Verfahrensverzeichnis.
7. Unterauftragsverarbeiter
Der Verantwortliche genehmigt die folgenden Unterauftragsverarbeiter. Änderungen werden vier Wochen vorher mitgeteilt; der Verantwortliche kann aus wichtigem Grund widersprechen.
| Unternehmen | Leistung | Ort der Verarbeitung | Garantie |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Hosting, Datenbanken, Speicher für Sicherungen | Deutschland, Finnland | AVV nach Art. 28 DSGVO, ISO 27001 |
| Anthropic PBC, San Francisco | KI-Modelle für Assistent, Research, Entwürfe | USA | EU-Standardvertragsklauseln, kein Training mit Kundendaten, Löschung der Eingaben nach Verarbeitung |
| Stripe Payments Europe Ltd., Dublin | Zahlungsabwicklung (nur Vertragsdaten des Kunden) | EU | AVV, Stripe-DPA |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Microsoft-Graph-Schnittstelle, nur wenn der Kunde ein Microsoft-365-Postfach verbindet | EU-Datengrenze | Microsoft Products and Services DPA |
| Google Ireland Ltd. | Gmail-, Kalender- und Kontakte-Schnittstelle, nur wenn der Kunde ein Google-Workspace-Konto verbindet | EU/USA | Google Cloud Data Processing Addendum, Standardvertragsklauseln |
8. Unterstützung und Mitteilungen
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen (Export, Berichtigung, Löschung sind in der Software selbst möglich), bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei der Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten. Eine Verletzung meldet der Auftragsverarbeiter unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, an die hinterlegte Administrator-Adresse.
9. Löschung und Rückgabe
Nach Vertragsende stellt der Auftragsverarbeiter 30 Tage lang einen vollständigen Export bereit (Datenbank-Export und Dateien) und löscht anschließend Datenbank, Dateien und Sicherungen innerhalb von weiteren 30 Tagen. Die Löschung wird auf Wunsch schriftlich bestätigt.
10. Kontrolle
Der Verantwortliche kann die Einhaltung dieses Vertrags durch Einholung von Auskünften, Vorlage von Nachweisen (z. B. Zertifikate der Rechenzentren) oder — nach Ankündigung und zu den üblichen Geschäftszeiten — durch Überprüfungen vor Ort kontrollieren.
11. Kontakt
Datenschutz beim Auftragsverarbeiter: Montalbetti Partners GmbH, Taunusanlage 9-10, 60329 Frankfurt am Main, privacy@reperior.app.